GIMNASIO VIRTUAL SAN FRANCISCO JAVIER Valores y Tecnología para la Formación Integral del Ser Humano UNIDAD II EXCEL


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1 UNIDAD II EXCEL COMPETENCIAS E INDICADORES DE DESEMPEÑO Identificar las funciones de microsoft excel utiliza la tabla de cálculo para elaborar documentos. Interactúa con las diferentes herramientas de office. ELEMENTOS QUE COMPONEN LA VENTANA DE EXCEL 1. Botón de Office. (Nueva característica de Excel 2007) 2. Barra de Inicio Rápido. (Nueva característica de Excel 2007) 3. Barra de Título de la ventana que muestra el nombre del libro abierto. 4. Botones para minimizar, maximizar y cerrar Excel y el documento. 5. Botón de ayuda. 6. Barra de menús. 1

2 7. Barras de Herramientas agrupadas por menú. (Nueva característica de Excel 2007) 8. Celda activa. 9. Asistente para funciones. 10. Columnas de la hoja. 11. Filas de la hoja. 12. Celdas de trabajo. 13. Botones de desplazamiento. 14. Hojas del libro. 15. Barra de Estado. 16. Barra de desplazamiento vertical. 17. Barra de desplazamiento horizontal. 18. Zoom del documento. 19. Vista del documento. 20. Hojas del libro. 21. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de forma lateral. 22. Zoom sobre la hoja. (Nueva característica de Excel 2007) 23. Controles para cambiar la vista de la hoja. 24. Barra de estado. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS EN EXCEL Altura de fila Es la altura de las celdas en la fila, como características se puede observar que todas las celdas de la misma fila deben tener igual altura. Ancho de columna El tamaño horizontal de una columna de celdas. Ancho estándar El ancho de una columna por defecto. Área de gráfico El área que contiene todas las partes del gráfico, inclusive los títulos y leyendas. 2

3 Barras de herramientas Las barras de herramientas permiten alojar los comandos de Microsoft Excel de forma que se puedan ver los comandos para utilizarlos con rapidez. Barra de herramientas Barra de menús de la hoja: La barra de menús es una barra de herramientas especial situada en la parte superior de la pantalla, que contiene menús como: Archivo, Edición y Ver. La barra de menús predeterminada contiene menús y comandos para trabajar con hojas de cálculo. Barra de herramientas Estándar Contiene los siguientes botones: Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Vista preliminar, Ortografía y gramática, Cortar, Copiar, Pegar, Copiar formato, Deshacer, Rehacer, Insertar hipervínculo, Barra de herramientas web, Autosuma, Pegar función, Orden ascendente, Orden descendente, Asistente para gráficos, Mapa, Dibujo, Zoom, Ayudante de Office. Barra de herramientas Formato Contiene los siguientes íconos: Fuente, Tamaño de fuente, Negrita, Cursiva, Subrayado, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha, Combinar y centrar, Estilo moneda, Estilo porcentual, Estilo millares, Aumentar decimales, Disminuir decimales, Disminuir sangría, Aumentar sangría, Bordes, Color de relleno, Color de fuente. EJERCICIOS CON DIFERENTES FUNCIONES EN EXCEL 1. QUÉ ES UNA FÓRMULA EN EXCEL? Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, con lo que se produce un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con 3

4 frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda se debe entrar como primer carácter el signo igual (El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula). Cuando esta se escriba no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma. Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado (como se verá más adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma +). Si la celda A5 contiene el valor numérico 15, la celda A4 el valor numérico 4, entonces esta fórmula al ser calculada por Excel producirá 27 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula. Componentes de una fórmula PI()* B1^2 Una fórmula en Excel puede contener cualquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones. Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie de una circunferencia, A = p R2, se puede escribir en Excel como: En esta podemos identificar los elementos nombrados anteriormente: 3, Referencias a celdas B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1. Constantes: el valor 2. Números o valores escritos directamente en una fórmula. Operadores: ^ y *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica. Funciones: la función PI(). Esta función al ser invocada devuelve el valor de PI: 4

5 Operadores Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia. Tipos operadores de - Operadores aritméticos: se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación (al combinar los valores numéricos y generar resultados numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos. Operador aritmético Significado Ejemplo + (signo más) Suma A3+3 - (signo menos) Resta Cambio de signo B3-B1 -A1 * (asterisco) Multiplicación B3*C3 / (barra diagonal o slash) División D3/3 % (signo de porcentaje) Porcentaje 20% ^ (acento circunflejo) Exponenciación C3^2 5

6 - Operadores de comparación: se utilizan cuando se requiere comparar entre sí dos valores. Como operadores de comparación tenemos los siguientes: Operador de comparación Significado Ejemplo 6

7 = (igual) Igual a A1=B1 > (mayor) Mayor que A1>B1 < (menor) Menor que A1<B1 7

8 >= (mayor o igual) Mayor o igual que <= (menor o igual) Menor o igual que A1>=B1 A1<=B1 8

9 <> (distinto) Distinto de A1<>B1 (Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparación, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO). - Operador de concatenación de texto: se utiliza el signo (& ampersand ) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. 9

10 Operador de texto Significado Ejemplo 10

11 & ( y comercial) Concatena o une dos valores para generar un nuevo valor de texto continuo. - Sierra & Nevada, produce el valor Sierra Nevada - A3&B3 crea un nuevo valor de texto formado por el valor de texto que contiene la celda A3 concatenado o unido con el valor 11

12 12

13 de texto que contiene la celda B3 - Operadores de referencia: permiten utilizar rangos de celdas, lo que produce referencias a una lista de celdas para ser utilizadas por otras operaciones en los cálculos; por ejemplo, como argumentos en las funciones. Operador de referencia : (dos puntos) Significado Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas que se encuentran entre dos referencias a celdas. Ejemplo B5:B15 Hace referencia a todas las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15 ; (punto y coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola. B5:B15;D5:D15 Hace referencia a las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15 más las celdas en el rango D5 hasta D15 (espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias. B7:D7 C6:C8 Hace referencia a la celda C7 Una fórmula simple en Excel (tiene un solo operador), se puede representar de la forma siguiente: = < operando_a > < operador > < operando_b > 13

14 APLICACIÓN DE FÓRMULAS EN EXCEL Aprenda a utilizar algunas de las funciones Excel explicadas desde la misma hoja Excel. Esta es la versión reducida de un manual ideal para usuarios principiantes e intermedios de Excel. Y si ya es experto, tendrá un manual de referencia idóneo para recordar la utilidad de cada una de sus funciones. Cada función tiene su respectiva explicación, sintaxis, ejemplo y ejercicio de práctica. Como las funciones se explican en la misma Hoja Excel, podrá probarlas, operarlas y modificarlas para comprender mejor su funcionamiento. GRÁFICOS COMBINADOS EN EXCEL El motor de gráficos de Excel permite mezclar dos tipos de gráfico en uno solo, como en el siguiente ejemplo: este combina los tipos de gráfico de columnas y de líneas (en azul). No todos los tipos de gráficos pueden combinarse. Por ejemplo, no se puede combinar uno circular con uno de líneas. Ni se puede combinar un gráfico 3D con ningún otro tipo. 14

15 Para lograr este efecto, primero se grafican todas las series de datos con el tipo de gráfico principal (en el ejemplo, el tipo principal es columnas): Aceptar. Después, simplemente se selecciona la serie que se quiere representar con el otro tipo (hay que tener cuidado de seleccionar solo esa serie). Se da clic derecho y se selecciona la opción tipo de gráfico. Luego el tipo (en nuestro caso líneas) y se da Este tipo de gráficos resultan útiles cuando se quiere representar datos con diferentes escalas de valores, por ejemplo dinero y tasas de interés, o cuentas y sumas. 15

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