GUIA PRACTICA PARA LA APLICACIÓN DE MS EXCEL TECNOLOGIA/ INFORMATICA


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1 Fórmulas y funciones De la barra de menú seleccionmos la opción insertar y haciendo clic en la opción f x se desplegará el siguiente cuadro de diálogo a partir del cual escogeremos la función adecuada a nuestro cálculo: Una fórmula es una expresión que combina datos con operadores = A3 + B3 + C3 OPERADOR DATO La característica más destacable en una planilla de cálculo e su facilidad para manejar fórmulas, mediante las cuales podemos relacionar matemáticamente celdas y formar así un esquema de cálculo que eventualmente puede llegar a ser muy complejo. Las fórmula pueden ser escritas directamente carácter por carácter y el orden de precedencia para la resolución de la misma es el normal en matemáticas, pero podemos alterarlo con la introducción de paréntesis. Usualmente en Excel, se utilizan expresiones que están prediseñadas reconocidas como funciones, las cuales son insertadas directamente en la celda que debe contener la operación. De esta manera si seleccionamos la función suma nuestra expresión anterior será: =SUMA (A3 : C3) RANGO DE DATOS Si quisiéramos establecer un valor promedio entre los datos anteriores la expresión seria: =PROMEDIO(A3 : C3) Colegio Santa Rosa 24 de Septiembre 581- Tel./ Fax.: (0381) San Miguel de tucumán pag. 1

2 las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: Esta unidad es la más importante, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel2003 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas. INTRODUCIR FÓRMULAS Y FUNCIONES Una función es una fórmula predefinida por Excel 2000 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumenton) Siguen las siguientes reglas: - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma;.ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6 +C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =. Operadores más utilizados en las fórmulas o funciones Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace entre 2 argumentos. SIMBOLO DEL OPERADOR + SUMA - RESTA * MULTIPLICA / DIVIDE ^ & EXPONENCIACIÓN OPERACIÓN QUE REALIZA UNIÓN / CONCATENAR = Comparación IGUAL QUE > Comparación MAYOR QUE < Comparación MENOR QUE Colegio Santa Rosa 24 de Septiembre 581- Tel./ Fax.: (0381) San Miguel de tucumán pag. 2

3 >= Comparación MAYOR IGUAL QUE <= Comparación MENOR IGUAL QUE <> Comparación DISTINTO En una fórmula o función pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden crearse fórmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo. =((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7))(SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1: G5)) las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar. INSERTAR FUNCION Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2000 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. Si queremos introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar. Elegir la opción Función... O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la derecha. Excel 2003 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA (). Colegio Santa Rosa 24 de Septiembre 581- Tel./ Fax.: (0381) San Miguel de tucumán pag. 3

4 En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar. Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5). En la Barra de herramientas existe el botón Autosuma realizar la función SUMA de forma más rápida. que nos permite Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha: En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones... Colegio Santa Rosa 24 de Septiembre 581- Tel./ Fax.: (0381) San Miguel de tucumán pag. 4

5 Colegio Santa Rosa 24 de Septiembre 581- Tel./ Fax.: (0381) San Miguel de tucumán pag. 5

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