Funciones en Microsoft Excel


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1 USO DE FUNCIONES. Las Funciones son la principal característica de una Hoja de Cálculos. El primer paso para exprimir al máximo el potencial de Excel es conocer y dominar todas sus funciones. Esto te permitirá armar todo tipo de plantillas y modelos a medida. Las Funciones y Fórmulas son justamente lo que hacen tan única y maravillosa a esta Hoja de Cálculos. Excel trae por defecto 329 funciones predeterminadas las cuales se explicarán una por una en este manual. Para entender como es una función veamos un sencillo ejemplo con una de las funciones más utilizadas, la función SUMA. Por ejemplo, en el rango C1:C5 tenemos una serie de números y queremos sumarlos. Podríamos hacerlo celda por celda como se muestra en la celda F18 o también con la función SUMA como se muestra en la celda J18. El resultado es el mismo, pero vemos que es más cómodo usar la función SUMA que nos permite seleccionar todo el rango de la suma en vez de tener que sumar cada celda por separado. Funciones y fórmulas Podríamos definir una función como una operación o un cálculo sobre determinadas celdas. Algunas personas hablan de funciones o fórmulas de forma indistinta. Si queremos ser un poco más precisos podríamos discriminar mejor ambas definiciones. Función Excel: una función es un cálculo predefinido. Excel ya trae 330 funciones predefinidas. Fórmula Excel: es un concepto más amplio. Una fórmula puede abarcar operaciones entre celdas o combinaciones de funciones. El usuario las arma a medida y según la necesidad. Categorías 1

2 Las funciones están clasificadas por Categorías. Las categorías simplemente sirven para ordenar las 329 funciones predeterminadas con que cuenta Excel. Con solo ver el nombre de la Categoría ya nos vamos dando una idea del tipo de funciones que incluye. El número total de funciones que trae Excel por defecto es de 329. Este total asume que tienes instalado el complemento "Herramientas para el Análisis". Es muy recomendable que tengas instalado este complemento. Puedes hacerlo desde el menú Herramientas > Complementos y seleccionar "Herramientas para Análisis". Anidadas Las funciones anidadas no son más que combinaciones de funciones. Esto quiere decir que puedes armar una fórmula que contiene varias funciones juntas. En nuestro ejemplo tenemos una función SUMA, una función PROMEDIO y una función anidada que combina las dos anteriores. Las funciones anidadas te permiten hacer complejos cálculos en una misma celda, y de esta forma evitar tener que realizar cálculos parciales o intermedios en otras celdas. SINTAXIS DE UNA FUNCION. 2

3 La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma (;) o coma (,) y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una formula, escriba un signo (=) delante del nombre de la función. La sintaxis de una función se refiere a como debemos escribirla. Todas las funciones comienzan con el signo "igual", luego se escribe el nombre de la función y finalmente, entre paréntesis se escriben sus argumentos. En la celda C14 hemos escrito una función sencilla para estudiar su sintaxis. En la medida que leas este manual te irás familiarizando con los nombres y los argumentos de las funciones. Los argumentos de una función suelen referirse a las celdas o rangos en las cuales operará la función u otro tipo de información que requiera la función Funciones Matemática y Estadística: 1) FUNCIÓN PROMEDIO La función PROMEDIO calcula la media aritmética de los números indicados. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Ejemplo Un profesor analiza las calificaciones de sus alumnos en el rango E18:E25. En la celda H18 desea calcular la calificación promedio. A continuación se presenta la solución. 3

4 =PROMEDIO(número1; número2;...) número1, número2: pueden ser hasta 30 referencias a celdas, rangos y/o funciones que devuelven números sobre las cuales se calcula el promedio. Utilizando la función PROMEDIO obtiene el promedio de asistencias de los alumnos del rango E48:E55. Inserta la función en la celda H48. 2) FUNCIÓN CONTAR La función CONTAR devuelve la cantidad de valores numéricos en celdas y/o rangos. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Un gerente examina las cantidades de ventas de sus empleados en el rango D18:E25. En la celda H18 desea obtener la cantidad de vendedores que concretaron ventas. A continuación se presenta la solución. =CONTAR(ref1;ref2;...) 4

5 ref1, ref2: son hasta 30 referencias a celdas, rangos y/o funciones que devuelvan valores numéricos. Utilizando la función CONTAR determina la cantidad de vendedores que tengan hijos del rango E48:E55. Inserta la función en la celda H48. 3) FUNCIÓN CONTAR.BLANCO La función CONTAR.BLANCO cuenta la cantidad de celdas vacías en el rango especificado. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Un gerente analiza cantidades de ventas de sus empleados en el rango D18:E25. En la celda H18 desea obtener la cantidad de vendedores que no concretaron ventas. A continuación se presenta la solución. =CONTAR.BLANCO(rango) rango: es el rango donde se cuentan las celdas vacías (en blanco). 5

6 Utilizando la función CONTAR.BLANCO determina la cantidad de vendedores que no tengan hijos del rango E48:E55. Inserta la función en la celda H48. Utilizando la función CONTAR.BLANCO determina la cantidad de vendedores que no tengan hijos del rango E48:E55. Inserta la función en la celda H48. 4) FUNCIÓN CONTARA La función CONTARA cuenta la cantidad de celdas con valores, tanto numéricos como texto, en el rango especificado. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Un gerente analiza las cantidades de ventas de sus empleados en el rango D18:E25. En la celda H18 desea obtener la cantidad de vendedores que concretaron ventas. A continuación se presenta la solución. 6

7 =CONTARA(valor1; valor2;...) valor1, valor2: son hasta 30 referencias a celdas, rangos y/o funciones. Utilizando la función CONTARA obtiene la cantidad de vendedores que tengan hijos del rango E48:E55. Inserta la función en la celda H48. 5) FUNCIÓN CONTAR.SI La función CONTAR.SI cuenta valores en un rango, de acuerdo a un criterio determinado. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Un gerente examina ingresos, salidas y faltantes que se van produciendo en un inventario día a día, en el rango D18:E25. En la celda H18 desea saber la cantidad de ingresos, salidas o faltantes, según lo indicado en la celda K18. A continuación se presenta la solución. 7

8 = CONTAR.SI(rango; criterio) rango: es el rango que será evaluado. criterio: es la condición que identificará las celdas a contar en el rango evaluado. Utilizando la función CONTAR.SI obtiene la cantidad de ventas del rango D48:E50, que cumplan con la condición indicada en la celda H48. Inserta la función en la celda H51. 6) FUNCIÓN CONTAR.SI.CONJUNTO La función CONTAR.SI.CONJUNTO permite contar valores de un rango de acuerdo a uno o varios criterios determinado. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la celda M6 se desea calcular las visitas totales realizadas por el vendedor indicado en la celda I6 y para la zona indicada en la celda K6. A continuación se presenta la solución. 8

9 =CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1,criterio1,rango_criterios2,criterio2 ) rango_criterios1: es un rango con condiciones a cumplir. criterio1: es la condición que se debe cumplir en rango_criterios1 rango_criterios2: es un rango con condiciones a cumplir. criterio2: es la condición que se debe cumplir en rango_criterios2 * Esta función permite evaluar hasta 127 criterios! Práctica Utilizando la función CONTAR.SI.CONJUNTO calcula el total veces que el lote indicado en K18 ha tenido una producción igual a la indicada en I18. Insertar la función en la celda M18. 7) FUNCIÓN PROMEDIO.SI La función PROMEDIO.SI permite calcular un promedio de acuerdo a uno criterio determinado. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. 9

10 En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la celda K6 se desea calcular el promedio de ventas logradas para la zona indicada en la celda I6. A continuación se presenta la solución. Sintaxis =PROMEDIO.SI(rango; criterio; rango_promedio) rango: es un rango con condiciones a cumplir. criterio: es la condición que se debe cumplir en el rango. rango_promedio: es el rango con los valores a promediar. Utilizando la función PROMEDIO.SI calcula el promedio de kilos producidos en el lote indicado en la celda I18. Insertar la función en la celda K18. 8) FUNCIÓN PROMEDIO.SI.CONJUNTO La función PROMEDIO.SI.CONJUNTO calcula el promedio de un rango de acuerdo a uno o varios criterios determinados. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. 10

11 En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la celda M6 se desea calcular el promedio de ventas realizadas por el vendedor indicado en la celda I6 y para la zona indicada en la celda K6. A continuación se presenta la solución. =PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango_criterios1,criterio1,rango_criterios2,cri terio2 ) rango_suma: es el rango que contiene los números a promediar. rango_criterios1: es un rango con condiciones a cumplir. criterio1: es la condición que se debe cumplir en rango_criterios1 rango_criterios2: es un rango con condiciones a cumplir. criterio2: es la condición que se debe cumplir en rango_criterios2 * Esta función permite evaluar hasta 127 criterios! Utilizando la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO calcula el promedio de Kilos producidos para la calidad y el lote indicados en I18 y K18 respectivamente. Insertar la función en la celda M18. 11

12 9) FUNCIÓN MIN La función MIN devuelve el menor valor de una serie de valores especificada. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Un profesor examina calificaciones de sus alumnos en el rango D18:E25. En la celda H18 desea obtener la calificación más baja. A continuación se presenta la solución. =MIN(número1;número2;...) número1, número2: son hasta 30 referencias a celdas, rangos y/o funciones sobre los cuales se busca el menor. Utilizando la función MIN obtiene el porcentaje de asistencia más bajo de los alumnos del rango E48:E55. Inserta la función en la celda H48. 12

13 10) FUNCIÓN MAX La función MAX devuelve el valor mayor de una serie de valores indicados. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Un profesor examina calificaciones de sus alumnos en el rango D18:E25. En la celda H18 desea obtener la calificación más alta. A continuación se presenta la solución. = MAX(número1;número2;...) número1, número2: son hasta 30 referencias a celdas, rangos y/o funciones de las cuales se busca el máximo. Utilizando la función MAX obtiene el porcentaje de asistencia más alto de los alumnos del rango E48:E55. Inserta la función en la celda H48. 13

14 11) FUNCIÓN SUMA La función SUMA permite sumar valores. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. En el rango D18:F21 se tiene una descripción de productos, con sus Kilogramos y el importe pagado por cada uno de ellos. En la celda H18 se desea obtener la suma de los importes pagados. A continuación se presenta la solución. = SUMA(número1, número2...) número1; número2...: son valores indicados directamente en la función o referencias a celdas. Utilizando la función SUMA obtiene el total de kilogramos de mercadería comprada del rango E48:E51 y del rango F54:F57. Inserta la función en la celda H48. 14

15 12) FUNCIÓN SUMAR.SI La función SUMAR.SI realiza la suma de un rango de acuerdo a un criterio determinado. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. En el rango D18:D25 se tiene un listado de comisionistas. En la celda H21 se desea calcular la cantidad de kilómetros que realizó el comisionista indicado en la celda H18. A continuación se presenta la solución. =SUMAR.SI(rango; criterio; [rango suma]) rango: es el rango que será evaluado. criterio: es la condición que identificará las celdas en el rango evaluado. [rango suma]: es el rango que contiene los valores a sumar de acuerdo a lo especificado en el rango de criterio. Es opcional. Utilizando la función SUMAR.SI calcula el total de gastos en viáticos del rango D48:F55 realizado por el comisionista indicado en la celda H48. Insertar la función en H51. 15

16 13) SUMAR.SI.CONJUNTO La función SUMAR.SI.CONJUNTO realiza la suma de un rango de acuerdo a uno o varios criterios determinados. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la celda M6 se desea calcular las ventas totales realizadas por el vendedor indicado en la celda I6 y para la zona indicada en la celda K6. A continuación se presenta la solución. =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango_criterios1,criterio1,rango_criterios2,criterio2 ) rango_suma: es el rango que contiene los números a sumar. rango_criterios1: es un rango con condiciones a cumplir. criterio1: es la condición que se debe cumplir en rango_criterios1 rango_criterios2: es un rango con condiciones a cumplir. criterio2: es la condición que se debe cumplir en rango_criterios2 * Esta función permite evaluar hasta 127 criterios! Utilizando la función SUMAR.SI.CONJUNTO calcula el total de Kilos producidos para la calidad y el lote indicados en I18 y K18 respectivamente. Insertar la función en la celda M18. 16

17 14) FUNCIÓN SUMAPRODUCTO La función SUMAPRODUCTO devuelve el resultado del sumar los productos de los componentes de dos o más matrices. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. En el rango D17:E20 se tienen datos de 3 piscinas. En la celda G18 se desea calcular la cantidad de metros cuadrados de lona para cubrir la superficie de las mismas. A continuación se presenta la solución. = SUMAPRODUCTO(matriz1; matriz2; matriz3;...) matriz1, matriz2, matriz3: son referencias a rangos de igual cantidad de columnas y filas. Utilizando la función SUMAPRODUCTO calcula el total de metros cúbicos de las piscinas dadas las dimensiones del rango D49:F51 (metros cúbicos = ancho x largo x profundidad). Inserta la función en la celda H49. 17

18 Funciones Lógicas: 15) FUNCIÓN SI La función SI devuelve un valor entre dos posibles valores, dependiendo de una condición indicada. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Un profesor está analizando las calificaciones de sus alumnos en el rango D17:E25. En el rango F18:F25 desea que según la calificación mínima necesaria de la celda H18, aparezca un mensaje indicando si el alumno aprobó o no. Dichos mensajes están en las celdas J18 y J21. A continuación se presenta la solución. =SI(prueba lógica; [valor si verdadero]; [valor si falso]) prueba lógica: es una comparación entre dos celdas usando operadores lógicos. Recuerda que los operadores lógicos son: =(igual), <(menor), >(mayor), <>(distinto), >=(mayor o igual), <=(menor o igual). [valor si verdadero]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lógica es verdadera. [valor si falso]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lógica es falsa. Los argumentos valor si verdadero y valor si falso son opcionales. Si se omiten la función SI devuelve directamente VERDADERO o FALSO. Utilizando la función SI intenta distinguir los alumnos que tengan una asistencia igual o mayor a la indicada en la celda H48. En caso de tenerla debe aparecer el mensaje de la celda J48, caso contrario debe aparecer el mensaje de la celda J51. Inserta la función en la celda F48 y cópiala hasta la celda F55. 18

19 16) FUNCIÓN Y La función Y evalúa una serie de condiciones. Si todas las condiciones son verdaderas devuelve VERDADERO. Si al menos una de ellas es falsa devuelve FALSO. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. En el rango D18:E25 se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectiva edad. El gerente desea identificar aquellas personas con edad mayor a la indicada en la celda H18 y menor o igual a la indicada en la celda K18. El resultado deber aparecer en el rango F18:F25. Veamos la solución: =Y(valor lógico1; [valor lógico2];...) valor lógico1; [valor lógico2]; : pueden ser hasta 30 condiciones que se desean probar en las cuales se obtenga como resultado un valor lógico tipo VERDADERO o FALSO. Utilizando la función Y intenta indicar las personas de esta empresa cuya edad sea mayor a lo indicado en la celda J48 y que además residan en la zona indicada en la celda J51. Inserta la función en la celda G48 y cópiala hasta la celda G55. 19

20 17) FUNCIÓN O La función O evalúa una serie de comparaciones. Si al menos una de ellas es verdadera, la función devuelve VERDADERO. Solo si todas ellas son falsas, devuelve FALSO. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. En este ejemplo se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectivo día de trabajo. El gerente desea identificar aquellas personas que trabajaron alguno de los días indicados en la celdas H18 y K18. El resultado deber aparecer en el rango F18:F25. Veamos la solución: =O(valor lógico1; [valor lógico2];...) valor lógico1; [valor lógico2]; : pueden ser hasta 30 condiciones que se desean probar en las cuales se obtenga como resultado un valor lógico tipo VERDADERO o FALSO. Utilizando la función O intenta distinguir a las personas que posean alguna de las categorías indicadas en el rango H48:H50. Inserta la función en la celda F48 y cópiala hasta la celda F55. 20

21 18) FUNCIÓN NO La función NO evalúa un valor lógico (VERDADERO o FALSO) y devuelve un valor lógico opuesto. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. En este ejemplo se tiene un listado de marcas y modelos de automóviles en el rango D18:E25. En el rango F18:F25 se desea identificar aquellos cuyo modelo no sea menor a lo indicado en la celda H18. A continuación se presenta la solución. =NO(valor lógico) valor lógico: es una comparación de dos valores. Este argumento puede ser también una función que devuelva valores lógicos. Utilizando la función NO intenta distinguir los automóviles del rango D48:D55 cuya marca no sea la indicada en la celda H48. Inserta la función en la celda F48 y cópiala hasta la celda F55. 21

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