EJEMPLO DE ESTRUCTURA DEL REPORTE AL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS- SISMED Dirección de Medicamentos y Tecnologías en Salud


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1 EJEMPLO DE ESTRUCTURA DEL REPORTE AL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS- SISMED Dirección de Medicamentos y Tecnologías en Salud Abril, 2016

2 Contenido 1. Definiciones Ejemplo de reporte al SISMED... 4 a) Estructura y especificación del nombre de los archivos... 5 b) Estructura del archivo de precios de venta de medicamentos... 5 c) Registro tipo 1- registro de control... 5 d) Registro tipo 2- registro de control... 7 e) Reporte de compras... 8 f) Como exportar un archivo Excel a un txt

3 1. Definiciones Sistema de Información de Precios de Medicamentos- SISMED: Es una herramienta de apoyo a la política de regulación de precios de medicamentos, cuya función es controlar de manera efectiva el incremento de los precios a través de la cadena de comercialización.. Sistema Integral de Información de la Protección Social- SISPRO: Aplicación Transversal : Sistema que contiene información y funcionalidades transversales o comunes a varios aplicativos misionales del SISPRO Plataforma de Integración del SISPRO- PISIS: Servicio de envió de archivos al SISPRO Código Único de Medicamentos - CUM: Número que se le otorga a los medicamentos por la Subdirección de Registros Sanitarios, seguido de un consecutivo que diferencia cada una de las presentaciones comerciales. 2. Introducción De acuerdo al anexo técnico vigente de la Circular 02 de 2011 expedida por la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Dispositivos Médicos, se presenta a continuación la guía de reporte de precios a la plataforma SISIMED- PISIS. El objetivo de este documento es realizar un ejemplo de la estructura del reporte de ventas, compras y recobros de medicamentos, con la intención de mejorar la calidad del reporte por parte de las entidades. El ejemplo presentado en el documento se realiza en una hoja de cálculo de Excel y se muestra la manera de exportarlo a un archivo Txt, el cual es el formato de archivo que recibe la plataforma SISMED- PISIS el reporte de precios. Tenga en cuenta al momento de realizar el archivo de reporte las características estándar de los formatos de archivos del anexo técnico (ver hoja N 10) Nota: El presente documento se realiza con fines pedagógicos, por lo cual prima lo establecido en la Circular 02 de 2011 y los anexos técnicos de esta. 3

4 3. Ejemplo de reporte al SISMED Se presenta un ejemplo del reporte de ventas de medicamentos usando una hoja de cálculo de Excel. Para el desarrollo del ejemplo se van a considerar los siguientes datos: Nombre del campo Valores Periodo a reportar: Primer trimestre 2014 Mes inicial a reportar: 01 Mes final a reportar: 03 Tipo de reporte: Nit de la empresa: Venta ( Para el reporte no se tiene en cuenta el digito de verificación, que en este caso corresponde a 1) Medicamentos a reportar: 500 Número total de registro: (Transacciones totales realizadas durante el periodo de reporte discriminadas por canal) Ventas totales para el periodo de reporte: $ 45,000,500 Para este ejemplo no se cuenta con sucursal 4

5 a) Estructura y especificación del nombre de los archivos Para empezar a crear el archivo de reporte es necesario especificar el nombre del archivo según lo establece el anexo técnico, para el caso de reporte de ventas ver hoja N 2, para el caso de reporte de compras y recobros ver hoja N 6. En el caso del ejemplo antes mencionado, el nombre del archivo estaría dado de la siguiente manera: MED113MVEN NI b) Estructura del archivo de precios de venta de medicamentos La entidad reportadora de información de venta de medicamentos debe discriminar las ventas por mes y canal reportando, la información de venta de todos los medicamentos que comercialice o tenga activos ante el INVIMA (quienes son titulares de medicamentos ante INVIMA), sin incluir muestras médicas. c) Registro tipo 1- registro de control El registro tipo 1 para el reporte de ventas se establece en el anexo técnico (ver hoja N 3), para los datos del ejemplo antes mencionado el registro tipo 1 se realiza de la siguiente manera: 5

6 Los campos contenidos en la tabla corresponden a lo siguiente: Celda A1 B1 C1 D1 E1 F1 G1 H1 I1 J1 K1 L1 Descripción Valor que significa que el registro es de control. Este valor significa que el archivo es de ventas. Este valor significa que la entidad que va a reportar posee el tipo de identificación NIT (NI). Este valor corresponde al código o número de identificación de la entidad (para este ejemplo seria el NIT). Este valor corresponde al primer número del número de identificación. Este valor corresponde al número de medicamentos a reportar en el archivo. Este valor está vacío debido a que la entidad que está reportando, no pertenece a otra entidad. Este valor está vacío debido a que la entidad que está reportando, no pertenece a otra entidad. Este valor está vacío debido a que la entidad que está reportando, no pertenece a otra entidad. Este valor corresponde al año de la información reportada. Este valor corresponde al mes inicial del reporte (1 = Enero). Este valor corresponde al mes final del reporte (3 = Marzo). M1 Este valor corresponde al número total de registros tipo 2 (Ver anexo técnico hoja 4). N1 Este valor corresponde a la sumatoria total de las ventas del reporte. 6

7 d) Registro tipo 2- registro de control El registro tipo 2 para el reporte de ventas se establece en el anexo técnico (ver hoja N 4), para los datos del ejemplo antes mencionado el registro tipo 2 se realiza de la siguiente manera: Para este caso se tiene: Celda Descripción A2 El valor se refiere a que el registro es de detalle (tipo 2). B2 El valor se refiere al consecutivo y como se trata de la primera fila de detalle, será 1. C2 D2 E2 F2 G2 H2 I2 J2 K2 L2 El valor corresponde al mes de reporte de este detalle (1 = Enero). El caracter corresponde al canal donde se llevó a cabo la venta (COM= comercial; INS =institucional). El valor corresponde al CUM del medicamento. El registro es SI, Dado que el medicamento se comercializa en el mercado Colombiano. El valor corresponde al precio mínimo de venta de este CUM, en el canal reportado y para el mes de reporte. El valor corresponde al precio máximo de venta de este CUM, en el canal reportado y para el mes de reporte. El valor corresponde a la sumatoria total de las ventas de este CUM, en el canal reportado y para el mes de reporte. El valor corresponde a la sumatoria tota de las unidades vendidas de este CUM, en el canal reportado y para el mes de reporte. El carácter corresponde a la factura donde se evidencia el precio mínimo de venta de este CUM, en el canal reportado y para el mes de reporte. El carácter corresponde a la factura donde se evidencia el precio máximo de venta de este CUM, en el canal reportado y para el mes de reporte. 7

8 e) Reporte de compras y recobros En el caso de las compras y/o recobros el nombre del archivo empieza por MED114MCOMAAAAMMDDNIxxxxxxxxx.TXT (ver anexo técnico hoja 6). Para el caso del reporte de compras de registro tipo 1 y tipo 2 (ver anexo técnico hoja 7,8 y 9) y recobros registro tipo 3 (ver anexo técnico hoja 9), los registros tienen la misma estructura del reporte de ventas, por lo anterior el ejemplo realizado en el documento puede servir como guía de estos reportes. f) Como exportar un archivo Excel a un txt Una vez se tiene el archivo con el reporte elaborado en una hoja de cálculo de Excel, este se puede exportar a un archivo txt que cumpla con las especificación del anexo técnico (ver hoja N 4 -Capitulo 3 - Literal d.), en cuanto a la separación de los campos por coma (,). 1. Inserte entre cada columna del Excel, que contiene la información a reportar una nueva columna. 2. En cada columna nueva insertada, escriba una coma (,) para toda las filas de la columna. Quedando de la siguiente manera: 8

9 3. Guardar el archivo Excel en formato txt Para guardar este archivo diríjase a la opción de guardar como Luego en tipo de documento en el cual desea guardar busque la opción texto Unicode (*.txt) 9

10 Por último seleccione la opción guardar con el nombre descrito anteriormente en título Estructura y especificación del nombre de los archivos 4. Con el fin de alistar el archivo para el respectivo reporte se debe abrir el archivo guardado anteriormente, debido a que por defecto el archivo tiene un espacio entre cada dato, como se muestra a continuación: Para eliminar este espacio seleccione uno de estos espacios y seleccione la opción copiar de la siguiente manera: 10

11 Luego busque la opción de reemplazar en el menú. En el campo Buscar haga clic derecho y seleccione la opción pegar. Finalmente de clic en el botón Reemplazar todo 11

12 @MINSALUD TODOS POR UN NUEVOPA/S La información del archivo debe quedar sin este espacio, separados por (,) los registros que se van a reportar al SISMED, como se muestra a continuación: MED113MVEN NI txt: Bloc M notas ~,1,NI ,SOO,2014,1, 3, 1 500, COM, ,SI,11000, 14000, QO,11200, , l ,2, l,ins, ,SI,44000,4500, , ,1235,l6498 2, 3,2,COM, ,SI, ,16000, , 39000, 94361,

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